Scanning: el escaneo o exploración sistemática del entorno y contexto de la organización

En Futures Thinking o en Strategic Foresight, se realiza un escaneo continuo del entorno o contexto de la organización —Horizon Scanning o Environmental Scanning—, para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a adoptar una visión estratégica a más largo plazo y hacer que las elecciones actuales sean más resistentes a futuros shocks, sorpresas e incertidumbres.

El escaneo del entorno o del horizonte, es el arte de explorar sistemáticamente el entorno externo para comprender mejor la naturaleza y el ritmo del cambio del contexto e identificar posibles oportunidades, desafíos y posibles desarrollos futuros relevantes para la organización.

Escanear el entorno futuro no consiste en hacer predicciones, sino en explorar señales de futuro o señales del cambio, es decir,  nuevas —incluso extrañas— ideas, propuestas, desarrollos,… así como los continuos desafíos y tendencias de la actualidad 1.

El escaneo del entorno no es lo mismo que monitorizar medios y redes sociales, ni es lo mismo que tener a personas prestando atención al entorno en el que trabajan. Escanear el entorno se enfoca en anticipar cómo el futuro podría ser diferente.

Es un proceso estructurado diseñado para capturar, dar sentido y evaluar la importancia de los problemas, tendencias y desarrollos emergentes que están en marcha, que a menudo no son muy obvios todavía, y que podrían influir significativamente en la prestación de servicios, las prácticas de la compañía o en la política actual ².

 

La exploración del entorno u horizonte implica:

1
Identificar las necesidades de la exploración o escaneo.

2
Definir y buscar los participantes en el escaneo.

3
Recopilar información de una amplia gama de fuentes y expertos, que presenten diferentes puntos de vista y/o formas de pensar.
El análisis STEEP es un marco útil para aplicar y ordenar el trabajo de escaneo. Considera los ámbitos sociales, tecnológicos, económicos, ambientales y políticos. También se puede ordenar en un PESTLE, que incluye también el ámbito legal, o en un STEEPLED, que incluye ética y demografía.

4
Analizar la información para comprender mejor las posibles discontinuidades y soluciones. Esta información revelada debería desafiar lo que damos por sentado, provocarnos y contribuir a repensar las tareas y actividades que podríamos querer abandonar o crear.

5
Comunicar los resultados de forma clara e inspiradora.

6
Usar los resultados para tomar decisiones y/o definir temas que investigar en mayor profundidad.

 

Según las tres fases del Futures Thinking, estaríamos trabajando en la primera fase, Foresight, siendo el escaneo la actividad fundamental a realizar. Los resultados del escaneo pueden aplicarse al desarrollo de escenarios, aunque esto depende de las necesidades de la organización.

Posteriormente, pasaríamos a la fase Insight, en la que se trabajan las consecuencias que tiene lo desvelado en el escaneo específicamente para la organización. Sus oportunidades, amenazas, desafíos y retos, con los que definir su Futuro Deseable.

Por último, y como punto más importante, todo el trabajo se utiliza para tomar decisiones y definir estrategias.

 

Entre las ventajas que ofrece el escaneo sistemático del entorno podemos citar:

– Una mejor y más rápida anticipación.
– Mejora el tiempo de preparación.
– Genera un repositorio de investigación.
– Mejora la innovación y la gestión de riesgos.

 

Es importante tener en cuenta que este escaneo sistemático del entorno requiere destinar una serie de recursos y esfuerzo importantes. Es por esto que es interesante contar con una empresa externa especializada cuyo tiempo, experiencia y recursos están destinados exclusivamente a ello.

También es importante tener en cuenta que no garantiza 100% la detección de todos los cambios emergentes a tiempo. Aunque, como hemos dicho, mejora en mucho la capacidad de previsión, anticipación y, por tanto, preparación para lo que pueda venir.

No existe un enfoque acordado para el proceso de exploración del contexto u horizonte, aunque hay elementos comunes en las distintas orientaciones. Todas coinciden en abarcar la periferia, lo que de otro modo podríamos descartar, para ayudar a reducir la incertidumbre y mejorar nuestra capacidad de manejar la sorpresa.

Aunque no existen reglas específicas que conduzcan a una interpretación «correcta» de la información, está demostrado que las empresas que tienen una mirada puesta en los posibles escenarios futuros, generan un 30% más de beneficio que las que no lo hacen.

 

. . .

Referencias:

1 Foresight: The manual, United Nations Development Program.

2 A Practical Guide: Introduction to horizon scanning in the public sector, Kate Delany.

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